Матрица Эйзенхауэра: инструкция по применению

Матрица Эйзенхауэра – один из популярных методов тайм-менеджмента, позволяющий по мере роста количества задач поддерживать продуктивное их выполнение за счет определения приоритетов. Инструмент назван в честь Дуайта Эйзенхауэра – генерала армии и 34-го президента США, который был известен своим умением четко ставить цели и организовывать рабочий день. Отдельные источники приписывают авторство методики самому президенту. Но детально описал ее, раскрыл нюансы и стратегию работы с ней Стивен Кови в своем бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности».  Эта книга переведена более чем на 40 языков, журнал «Time» назвал ее одной из 25 наиболее влиятельных бизнес-книг.

Третий навык по С. Кови связан с управлением жизнью и временем. Он пишет: «Лично я склонен считать, что лучшая идея в сфере управления временем может быть передана одной фразой: организуйте свои действия на основе приоритетов».

Все дела определяются двумя параметрами: срочностью и важностью. Срочное – это то, что требует немедленного внимания. Важное – то, что имеет отношение к результатам. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, можно определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.

• Квадрант А. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Квадрант В. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Квадрант С. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Квадрант D. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Все очень просто. Однако исследования показывают, что мы выбираем определенную модель поведения по отношению к выполнению рабочих и личных дел. Так, есть люди, которые 90% времени проводят в квадранте А: их бомбардируют проблемы, держат в постоянно стрессе, что приводит к ощущение постоянного кризиса и выгоранию. Единственное облегчение для таких людей – отдышаться в квадранте D. Поэтому на В и С времени не остается, а это приводит к тому, что все другие дела со временем перемещаются в квадрат А и снова «покой нам только снится».

Другие люди проводят массу времени в квадранте С, реагируя на срочное и путая это с важным, что приводит к концентрации на решении только краткосрочных задач. И так далее.

Стратегия очевидна: оптимально проводить больше времени в квадранте В, предварительно решив задачи из А. Он является основой эффективного персонального управления. Единственный ресурс времени для квадранта В – это С и D. Поэтому часть дел необходимо делегировать, а про части сказать твердое «нет».

В чем же тогда сложность? Сложность в том, что большинство людей не различает срочность и важность. А даже если и понимает, расставляет приоритеты, то не может организовать себя и на основе этих приоритетов, проявить личную дисциплинированность в соответствии действий этим приоритетам. Помните, что удачливые люди имеют обыкновение делать то, что неудачники делать не любят. Удачливым людям тоже совсем не обязательно нравится это делать, но они подчиняют свои чувства своей задаче. Делать это проще, когда сами задачи нам тоже нравятся.