Возможности документооборота для бизнеса

28 января 2020

Возможности документооборота для бизнеса

Никогда не бойся делать то, что ты не умеешь. Помни, ковчег был построен любителем. Профессионалы построили «Титаник». Дэйв Барри

Здравствуйте, дорогие читатели!

Друзья, на каждом предприятии, в каждом учреждении, независимо от масштабов, рода деятельности, существует обязательная отчётность и регламентированный документооборот. Существуют установленные сроки подготовки и сдачи различных форм и справок.

Для чёткой организации сбора и обработки показателей деятельности предприятия существуют следующие виды контроля и учёта: оперативный, бухгалтерский, статистический, управленческий и налоговый.

В основе всех видов контроля и учёта лежит документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство). Документы отражают проведение хозяйственных, юридических или иных операций, касающихся товарно - денежных отношений.

Жизнедеятельность любого человека сопровождается определёнными документами, Свидетельство о рождении, Паспорт, Аттестат об образовании, диплом и т.д.

Юридическое определение документа приводится в Федеральном законе от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1:  «Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Чтобы определённый текст стал документом, он должен иметь определённую атрибутику:

- название документа;

- номер документа;

- дата документа;

- место составление документа;

- юридические данные подписантов документа;

- описание хозяйственной или юридической операции;

- описание условий проведения операций.

- иные необходимые сведения;

- подписи с расшифровкой;

- в некоторых случаях наличие печати.

В целом, в документе не допускается исправление ошибок, дописок.  Данных указанных в документе должно быть достаточно для исследования в суде.

Существует множество способов классифицировать документы. Нас интересуют документы регистрирующие хозяйственные операции.

Предлагаю начать с оперативного учёта. Целями оперативного учёта являются:

  • быстрый ежедневный сбор хозяйственной информации;
  • оперативный анализ показателей по работе предприятия, от складских запасов до готовой продукции;
  • получение оперативных данных о работе персонала;
  • движении денежных средств.

Информация, оперативного учёта, является основанием для анализа хозяйственно-финансового состояния предприятия и принятия руководством управленческих решений в режиме  онлайн.

Данные оперативного учёта кроме количественных показателей позволяют определить факторы, влияющие на отклонения от установленных параметров.

В отличие от других видов учёта, в оперативном учёте используются формы оперативного анализа – аналитические карточки, табличные, графические и другие формы, которые могут отражать информацию, необходимую для целей оперативного управления. Для оперативного учета характерна приближенность к местам технического исполнения конкретного этапа операции или процесса по всем структурным подразделениям.

Функции оперативного учёта:

  • текущее управление производством;
  • получение аналитических данных для принятия управленческих решений;
  • мгновенный и ежедневный сбор информации о хозяйственной деятельности.

Результаты оперативного учёта используют при расчёте загрузок оборудования, в логистике, складском и кадровом учёте. Ведение оперативного учета позволяет повысить эффективность хозяйственной деятельности, регулировать финансовые и производственные процессы, контролировать протекание этих процессов в организации.

С помощью оперативного учёта осуществляется своевременное обобщение числовых данных в документах первичного бухгалтерского учёта и соблюдается принцип отражения всех счётных записей в день совершения хозяйственных операций.

И  так, сегодня мы узнали, что такое документ, познакомились с основами оперативного учёта.

Жду ваших вопросов!

 

 

Документооборот

система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Задать вопрос

Другие новости

Авторская колонка



Авторская колонка



Авторская колонка